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@EPP : L’expérience des sites pilotes

5 établissements de santé de Midi-Pyrénées testent depuis plus d’un an l’application @EPP développée par le GCS Télésanté Midi-Pyrénées pour faciliter la gestion et le pilotage des démarches d’Evaluation des Pratiques Professionnelles (EPP). Avant la présentation d’@EPP à l’ensemble de la région le 16 janvier 2013, ce retour d’expérience souligne l’utilité de ce nouvel outil dans le cadre de la politique de qualité des établissements.

Hôpital Joseph Ducuing

« Suivre l’ensemble des démarches et récupérer tous les éléments de preuve s’avère très lourd. Nous avions besoin d’un outil qui nous fournisse une photographie en temps réel de toutes les démarches EPP en cours dans l’établissement. Cette visibilité globale actualisée est nécessaire lors des réunions de la Commission Médicale d’Etablissement par exemple. » explique le Docteur Laure Jonca, Médecin responsable DIM à l’hôpital Joseph Ducuing, à Toulouse. « Mais il faut aussi une vision exhaustive de toutes les actions menées autour de chaque démarche pour pouvoir rapidement présenter l’ensemble de ces documents, par exemple lors des visites de certification. L’outil doit gérer un volume important et une grande diversité de documents. Certaines démarches sont très anciennes, comme les hémorragies du post-partum. »

Le Centre Hospitalier de Montauban rencontrait les mêmes difficultés quelques années plus tôt. Pour faciliter la gestion et le pilotage des démarches par la sous-commission EPP de l’établissement, un applicatif avait été développé sous Access en 2008. Cette première version permettait déjà de lister les démarches, voir l’avancement des travaux et indexer les documents. A partir de 2010, le GCS Télésanté Midi-Pyrénées et tous les acteurs du projet se sont appuyés sur l’initiative montalbanaise pour proposer à toutes les structures de santé publiques et privées de Midi-Pyrénées, l’application @EPP.

@EPP

Un appui à la politique de qualité de l’établissement

L’hôpital Joseph Ducuing teste @EPP depuis un an. L’outil a permis de faciliter le suivi en temps réel, de mettre les documents à jour et à disposition des cadres, médecins et vigilants sanitaires impliqués dans les démarches. « La culture de l’établissement comporte une vraie dynamique EPP. » indique le docteur Jonca. « Le déploiement de l’application nous aide à la piloter et la valoriser. » Même constat au Centre Hospitalier de Montauban, où @EPP a remplacé l’ancien applicatif : l’outil vient en appui à la stratégie décidée par l’établissement.  « Une visibilité globale des démarches EPP aide à apporter des recommandations, éviter la duplication, proposer des collaborations sur des thématiques communes ou associer des compétences internes » précise Valérie Viguier, responsable Qualité au sein de la Direction des Soins, de la Qualité et Gestion des Risques au CH de Montauban.  

Année de certification pour plusieurs établissements pilotes, les visites ont été simplifiées. L’intégration de l’ensemble des éléments de preuves sur chaque démarche EPP a été testée avec succès. De plus, une des évolutions incluses donne aujourd’hui la possibilité d’éditer automatiquement les fiches de présentation des démarches pour la certification HAS. Des experts-visiteurs de la Haute Autorité de Santé ont porté un grand intérêt à l’application. 

Centre Hospitalier Intercommunal du Val d'Ariège

Des droits d’accès étendus

Le Centre Hospitalier Intercommunal du Val d’Ariège (CHIVA), qui utilisait également un outil développé en interne, a intégré le groupe de travail @EPP il y a un an, parallèlement à une démarche de certification. L’expérimentation de l’application régionale, intégrée dans la stratégie EPP, débute. « Par rapport à un outil développé en interne que nous utilisions, @EPP dispose de nouvelles fonctionnalités très intéressantes, notamment la diffusion des droits d’accès aux médecins impliqués. » décrit Christine Bachère, assistante qualité au CHIVA. « Auparavant, les démarches EPP pluridisciplinaires et pluri-professionnelles gérées par le service qualité n’étaient connues que des équipes qui les avaient menées, et parfois de façon incomplète. L’application nous aide à structurer les démarches. » « Nous espérons que la valorisation des démarches menées, en leur donnant une meilleure visibilité, aura un effet stimulant » complète Sandrine Canouet, coordonnateur de la gestion des risques associés aux soins au CHIVA.

L’étape suivante, celle de l’appropriation de cet outil par l’ensemble des médecins responsables de démarches, a débuté à Montauban. En plus des membres de la sous-commission EPP, tous les responsables de démarches peuvent saisir de nouvelles informations et rattacher des éléments de preuve. « L’utilisation progresse. L’application nous donne la possibilité technique d’une saisie directe mais l’adhésion peut prendre du temps » constate Valérie Viguier, responsable Qualité au sein de la Direction des Soins, de la Qualité et Gestion des Risques au CH de Montauban. A terme, l’objectif est d’ouvrir des droits de consultation à tous les participants pour renforcer la sensibilisation. 

De nouvelles perspectives

Le déploiement régional de l’application @EPP pourrait également renforcer les collaborations et les échanges autour des démarches EPP entre l’ensemble des professionnels et des structures de santé de Midi-Pyrénées. « L’outil peut nous aider à améliorer la pertinence et la qualité des démarches en permettant de connaître les démarches existantes dans les autres établissements de la région, de profiter de leur retour d’expérience et d’échanger sur des démarches similaires menées de part et d’autre. » note le docteur Laure Jonca. Cette possibilité d’échange et de partage reste la décision des professionnels de l’établissement qui gèrent l’accès aux informations qu’ils ont enregistrées.

Au CHIVA, cette perspective a clairement fait partie de la motivation du service qualité et de la Commission « EPP » de la CME pour cet outil. « Nous nous situons dans une logique de territoire et nous recherchions un outil transversal qui offre la possibilité d’échanger les informations liées aux démarches EPP avec les établissements de l’Ariège et de la région » indique Sandrine Canouet.

Ces expériences des sites pilotes seront présentées lors de la réunion de lancement @EPP le 16 janvier 2013.

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